Każdemu przedsiębiorcy zależy na tym, aby prowadzona przez niego firma przynosiła jak największe zyski. W warunkach dużej konkurencyjności na rynku, kiedy przedsiębiorstwa muszą zabiegać o przychylność i dobrą reputację w oczach klientów, podstawą jest optymalizacja procedur wewnątrz organizacji. Jedną z technik pozwalających na zwiększenie efektywności funkcjonowania firm jest mapowanie procesów produkcji. Na czym polega ta metoda i jakie korzyści płyną z jej stosowania?
Co to jest mapowanie procesu produkcji?
Mapa procesu produkcji, określana także mianem schematu blokowego, schematu procesu, schematu funkcjonalnego, modelu procesu, schematu przepływu pracy czy schematu przepływu biznesowego, to narzędzie umożliwiające zwizualizowanie przepływów pracy i ulepszenie procesów. Mapowanie produkcji to graficzne przedstawienie procesu bądź zespołów procesów wykorzystywanych w ramach organizacji wraz z ich wzajemnymi powiązaniami. Poszczególne elementy składające się na dany proces mają swoje odzwierciedlenie w symbolach graficznych. W wyniku przeprowadzonej analizy powstaje rzetelna dokumentacja zawierająca diagramy, metryki i opis procesów, która ułatwia rozwiązywanie problemów poprzez dokładne poznanie stanu faktycznego funkcjonowania firmy. Wymienioną wyżej metodę po raz pierwszy zastosował w latach 20. XX wieku Frank Gilberth, pionier inżynierii humanistycznej skoncentrowany na mechanice pracy oraz zwiększaniu jej wydajności poprzez odpowiednią organizację miejsca, w którym się odbywa. Mapa procesu produkcji to obecnie pewnego rodzaju standard. Technikę tę stosuje się powszechnie w przedsiębiorstwach, w urzędach, w szpitalach i wielu innych instytucjach.
Jaki cel ma mapowanie procesów w firmie?
Mapowanie procesów produkcji to ważny element niezbędny dla skutecznego i efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Schemat przepływu biznesowego jest uniwersalnym narzędziem, dzięki któremu można przedstawić i zrozumieć rzeczywiste działania zachodzące w firmie. Głównym celem mapowania produkcji jest poprawa wydajności organizacji oraz zdefiniowanie działań, które nie przynoszą wartości dodatniej. Technika ta zapewnia wgląd we wszystkie czynności składające się na dany proces, co umożliwia lepsze zrozumienie pracy. Wykonanie mapy procesów produkcji pozwala też na sprawne wdrożenie odpowiednich działań naprawczych, dzięki którym określone działania będą przebiegały znacznie efektywniej.
Jakie są najważniejsze korzyści z mapowania procesów produkcji?
Mapowanie procesów w firmie jest opłacalnym rozwiązaniem, które niesie ze sobą szereg benefitów. Opisywana technika przede wszystkim usprawnia procesy pracy i buduje zrozumienie. Posiadanie zmapowanych procesów biznesowych pomaga zorientować się w ogólnym przebiegu projektu. Dzięki możliwości wizualnego przedstawienia można lepiej poznać wszystkie procesy zachodzące w danej organizacji – na przygotowanych podczas mapowania diagramach bardzo wyraźnie widać wszystko krok po kroku. Tworzenie graficznej wersji procesów służy poprawie efektywności procedur w przedsiębiorstwie. Wykorzystując mapowanie procesów produkcji można dostrzec wszelkie niedoskonałości stosowanych metod oraz zidentyfikować sytuacje, gdy rzeczywiste działania odbiegają od przyjętych założeń. Dzięki takiemu podejściu możliwe jest odnalezienie najsłabszego elementu procesu, który negatywnie wpływa na jego efektywność. Co więcej, mapowanie i modelowanie produkcji służy poprawie komunikacji między osobami zaangażowanymi w projekt. Mapa procesów pozawala też zaoszczędzić czas i uprościć transfer wiedzy, dlatego może być wykorzystywana podczas wdrażania nowych pracowników. Schematy funkcjonalne mogą być również podstawą do przeprowadzania audytów.
Metody mapowania procesów w firmie
Istnieje kilka metod stosowanych w celu przedstawiania procesów i ich powiązań wewnątrz firmy. Niepisany standard stanowi obecnie BPMN (ang. Business Process Model and Notation). To jednolita notacja służąca do opisu procesów biznesowych i łączących je relacji. Do wykonania mapy procesu biznesowego może posłużyć wiele różnych rodzajów narzędzi. Model wizualny może być wykonany za pomocą dedykowanego oprogramowania (np. Visio, SmartDraw czy Diagram Designer), jak i aplikacji wchodzących w skład pakietu Microsoft Office (Word, Power Point). W mniejszych przedsiębiorstwach do sporządzenia mapy procesów wystarczy zwykła kartka i ołówek lub karteczki samoprzylepne typu post it. Mapowanie procesu produkcji zazwyczaj odbywa się według zasady „od ogółu, do szczegółu”. Na początku wizualizujemy ogólny obraz procesu, dający pojęcie o jego poszczególnych składowych. Następnie możemy przystąpić do mapowania poszczególnych procesów, opisując je w sposób bardziej lub mniej szczegółowy. Przystępując do tworzenia schematu przepływu pracy należy pamiętać, że opisujemy stan obecny, a nie stan pożądany. Przy bardziej skomplikowanych procesach zaleca się, aby przeprowadzenie analizy biznesowej zlecić doświadczonej firmie consultingowej, takiej na przykład jak Luqam.
