Na każdym przedsiębiorcy, który prowadzi własną działalność, ciąży obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej przez termin określony w ustawie. Bardzo istotne, aby dokumenty przechowywane były w oryginalnej formie w siedzibie firmy lub też jednym z jej oddziałów. Przedsiębiorca musi skupić się na tym, aby dokumenty były chronione przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zmianami bądź też nieupoważnionym rozpowszechnianiem.
Czy dokumentację można przechowywać w formie elektronicznej?
Aktualnie obowiązujące przepisy prawa określają, że istnieje możliwość przechowywania dokumentacji firmowej w postaci elektronicznej. Aby zapewnić dokumentom bezpieczeństwo, trzeba pamiętać o tym, aby systematycznie tworzyć kopię zapasową archiwum, a także odpowiednio zabezpieczyć sprzęt komputerowy przed wirusami i atakami hakerskimi.
Dobrze jest mieć także pod ręką urządzenie, dzięki którym w każdej chwili można stworzyć wydruk potrzebnego dokumentu. W postaci elektronicznej mogą być archiwizowane następujące dokumenty:
- księgi rachunkowe/podatkowe,
- dowody księgowe,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- sprawozdania finansowe,
- dokumenty kasowe,
- listy płac.
Stworzenie elektronicznego archiwum możliwe jest także w przypadku kopii wszystkich dokumentów powstałych w trakcie pracy firmy, na przykład upoważnień – wzór upoważnienia dostępny jest pod adresem https://aleo.com/pl/blog/wzory-dokumentow/upowaznienie/.
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację firmową?
Dokumenty, które wykorzystuje się dla celów podatkowych to różnego rodzaju faktury, rachunki, księgi podatkowe oraz dokumenty związane z inkasem podatkowym oraz poborem. Przedsiębiorca musi przechowywać je przez co najmniej 5 lat od momentu, kiedy zakończył się rok, w którym zobowiązanie podatkowe się przedawniło. Trzeba pamiętać o tym, że kary za niestosowanie się do tego przepisu są bardzo dotkliwe i mogą wynosić nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych!
Każdy przedsiębiorca, zarejestrowany jako płatnik składek ZUS, powinien wiedzieć, że przepisy nie określają czasu, przez który trzeba przechowywać dokumentację ZUS. Z racji tego, że w razie potrzeby należy okazać ją podczas kontroli, uznaje się, że tego typu dokumenty archiwizuje się przez cały okres prowadzenia działalności.
Jeśli chodzi o dokumentację pracowniczą, przepisy prawa zmieniły się w roku 2019. Wcześniej przedsiębiorca akta pracownicze musiał przechowywać przez co najmniej 50 lat. Obecnie okres ten został skrócony do 10 lat.
Pomimo tego że polskie prawo nie reguluje czasu, przez który należy przechowywać umowy (między innymi barterowe, których wzór dostępny jest na stronie internetowej https://aleo.com/pl/blog/wzory-dokumentow/umowa-barterowa/), to jednak dla własnego bezpieczeństwa warto mieć je zawsze pod ręką, zwłaszcza jeśli dotyczą zakupu wartościowych przedmiotów, takich jak nieruchomości, samochody i tym podobne.
Poprawna archiwizacja dokumentów firmowych
Jak można przeczytać na stronie internetowej https://aleo.com/pl/, samo przechowywanie dokumentów w prawidłowy sposób to nie wszystko. Bardzo istotne jest także stworzenie przejrzystego systemu, dzięki którym łatwo będzie można odnaleźć potrzebny dokument w sytuacji, kiedy będzie potrzebny.
Artykuł sponsorowany
