Dokumenty kadrowe zajmują sporo miejsca w firmowych archiwach, zatem nic dziwnego, że wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, kiedy można je niszczyć. Okres przechowywania dokumentacji zależy jednak od jej rodzaju – ustawodawca dla każdego typu określił inne terminy.
Przechowywanie dokumentów kadrowych
Przechowywanie dokumentów kadrowych to obowiązek każdego przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników. Najdłużej, bo aż 50 lat, musi on archiwizować akta osobowe. Ustawodawca dopuszcza jednak skrócenie tego okresu do 10 lat po spełnieniu określonych wymagań. Terminy przechowywania innych dokumentów wynoszą:
- rok od dnia zakończenia rekrutacji – dokumenty związane z rekrutacją i selekcją pracowników,
- 5 lat od zakończenia szkolenia – dokumenty związane ze szkoleniami,
- 5 lat od podwyżki – dokumenty związane z podwyżką wynagrodzenia,
- 5 lat od awansu lub zmiany stanowiska – dokumenty związane z awansem.
Dokumentację związaną ze stosunkiem pracy archiwizujemy przez 10 lat od momentu ustania stosunku pracy. Więcej na temat tego, jak wygląda przechowywanie dokumentów kadrowych, można dowiedzieć się na https://www.rhenus-office.pl//uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-kadrowe/.
Jak bezpiecznie przechowywać i niszczyć dokumenty kadrowe?
Niszczenie dokumentów kadrowych, podobnie jak ich przechowywanie, musi odbywać się w taki sposób, aby nie doszło do wycieku danych osobowych. Większość procedowanej w dziale kadr dokumentacji zawiera bowiem tego typu informacje. Czasami jest ona archiwizowana razem z dokumentami księgowymi, jednak ich przechowywanie i niszczenie wygląda nieco inaczej. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać na https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/kiedy-mozna-niszczyc-dokumenty-ksiegowe-i-podatkowe/. Do danych osobowych nie mogą mieć dostępu osoby niepowołane, dlatego musimy przechowywać je i niszczyć tak, aby nie doszło do ich wycieku.
Bezpieczne niszczenie dokumentów kadrowych
Niszczenie dokumentów prowadzi do uszkodzenia nośników informacji w taki sposób, aby odtworzenie danych nie było możliwe. Nie ma tutaj znaczenia, czy mamy do czynienia z papierem, czy innego typu nośnikiem. O tym, jak wygląda niszczenie dokumentów w praktyce, dowiemy się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/. Pamiętajmy jednak, że dokumentacja kadrowa jest specyficzna – nie tylko zawiera dane osobowe, ale też nie można pozbyć się jej, gdy przestaje być potrzebna. Niemal wszystkie informacje trzeba przechowywać przez określony w przepisach czas.
