Nasze pisma do urzędu często przybierają formę wielowątkowych, opasłych wypracowań, w których zamiast jasno określić, czego oczekujemy i dlaczego, żalimy się na niesprawiedliwość, opisując przede wszystkim nasze niezadowolenie, zamiast precyzyjnie określić nasze żądanie.
W tej sytuacji, organ, zamiast wszcząć postępowanie administracyjne, potraktuje nasze pismo jak skargę. Z lakonicznej, choć uprzejmej formy odpowiedzi, którą otrzymamy, trudno nam będzie zorientować się, czy skarga została uznana za zasadną, a my pozostaniemy w błędnym przeświadczeniu, że organ uznał nasze żale i profesjonalnie zajął się sprawą. Organ może jeszcze w treści zawrzeć pytanie, czy chcieliśmy wznowić postępowanie, czy może unieważnić decyzję, starając się zrobić nam już do końca wodę z mózgu. Wybierając niewłaściwą odpowiedź, lub nie odpowiadając w ciągu siedmiu dni na pismo z urzędu, jesteśmy narażeni na pozostawienie sprawy bez rozpoznania, a więc nasza sprawa trafia do tzw. kosza. Pamiętajmy, że potraktowanie naszego pismo jak skargę, a nie jak wniosek o wszczęcie postępowania, jest dla urzędnika wygodniejsze; nie musi on wszczynać postępowania, nie musi zbierać materiału dowodowego, ani go analizować, i wreszcie organ nie musi wydawać decyzji administracyjnej, od której służą nam środki odwoławcze.
Jak nie zostać uprzejmie „spuszczonym” przez organ
W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy nasza sprawa jest sprawą administracyjną, a więc czy podlega rozpoznaniu przez organ administracyjny, czy przez sąd powszechny. Jak już jesteśmy pewni, musimy znaleźć właściwy organ, odpowiednią podstawę prawną, oraz powinniśmy wiedzieć, w jakim trybie chcemy złożyć nasz wniosek. Możemy wszcząć postępowanie, wznowić je lub żądać unieważnienia aktu administracyjnego. Pismo powinno zawierać: datę, nasze dane z pełnym adresem do korespondencji, oznaczeniem organu, do którego kierujemy pismo, a treść powinna składać się z dwóch części; z Podania, gdzie powołujemy się na podstawę prawną i precyzujemy treść naszego żądania, oraz Uzasadnienia, gdzie opisujemy w miarę zwięźle stan faktyczny naszej sprawy, dodajemy inne podstawy prawne naszego żądania i krótko uzasadniamy nasze racje. Pismo oczywiście należy podpisać i wysłać wraz załącznikami. Jeżeli pismo dotyczy naszych relacji z organem, wystarczy wysłać jeden egzemplarz. Jeżeli w sprawie są inne strony postępowania, należy wysłać tyle egzemplarzy, ile jest stron i jeden egzemplarz dla organu.
Wszczęcie postępowania – wzór
Podanie: na podstawie art. 61 Ustawy z dn. 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 1960 Nr 30 poz. 168 z późn. zm.) wnoszę o wszczęcie postępowania w sprawie (krótko czego dotyczy sprawa).
Uzasadnienie: zwięzły opis stanu faktycznego, dodatkowo wymieniamy podstawy prawne i krótko uzasadniamy nasze racje.
Wznowienie postępowania – wzór
Pismo składamy do urzędu, który poprzednio wydał decyzję.
Podanie: na podstawie art. 145 § 1. Ustawy z dn. 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 1960 Nr 30 poz. 168 z późn. zm.) wnoszę o wznowienie postępowania w sprawie zakończonej wydaniem decyzji (podajemy nr) z dn. (dzień wydania) wydanej przez (nazwa organu, który wydał decyzję).
Uzasadnienie: zwięzły opis stanu faktycznego, dodatkowo powinniśmy wymienić powody, dla których wznowienie postępowania jest uzasadnione, opierając się na katalogu wymienionym w art. 145 k.p.a.
Unieważnienie decyzji administracyjnej – wzór
Pismo składamy do organu wymienionego w pouczeniu zawartym w decyzji, którą chcemy unieważnić.
Podanie: na podstawie art. 156. Ustawy z dn. 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 1960 Nr 30 poz. 168 z późn. zm.) wnoszę o unieważnienie decyzji (podajemy nr) z dn. (dzień wydania) wydanej przez (nazwa organu, który wydał decyzję).
Uzasadnienie: zwięzły opis stanu faktycznego, dodatkowo powinniśmy wymienić powody, dla których unieważnienie decyzji jest uzasadnione, opierając się na katalogu wymienionym w art. 156 k.p.a.
Podania należy składać w kancelarii organu, do którego są kierowane, lub wysyłać listem polecony z potwierdzeniem odbioru.
