Utylizacja firmowych akt po obowiązkowym okresie ich przechowywania w archiwum to zadanie, przed którym staje każde przedsiębiorstwo. Pomocna może okazać się niszczarka do biura, jednak w niektórych sytuacjach lepiej jest zlecić niszczenie dokumentów profesjonalnej firmie. Kiedy warto zdecydować się na usługi specjalistów?
Duża ilość dokumentów do zniszczenia
W przypadku gdy w firmie zalegają całe pudła papierów, które nie powinny być dłużej przechowywane, outsourcing niszczenia będzie najlepszym rozwiązaniem: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/. Profesjonalne firmy dysponują wydajnymi przemysłowymi niszczarkami. Urządzenia te są w stanie zniszczyć nawet 100 kg materiałów w ciągu godziny. Jaka niszczarka do biura może dorównać urządzeniom przemysłowym pod względem wydajności?
Zbyt mało czasu na samodzielne niszczenie dokumentów
Zlecając niszczenie starych umów czy faktur zewnętrznej firmie, oszczędzasz cenny czas. Nie musisz delegować własnych pracowników do tego zadania, mogą więc oni zająć się w tym czasie swoimi codziennymi obowiązkami.
Co więcej, możesz uniknąć transportu druków wymagających zniszczenia, nawet jeśli Twoja firma mieści się w niewielkim mieście. Niektóre firmy oferują mobilne niszczenie dokumentów. Wrocław, Kraków czy Świdnica – bez względu na to, gdzie znajduje się Twoje przedsiębiorstwo, przenośne urządzenie niszczące przyjedzie na jej teren i zajmie się niepotrzebną dokumentacją.
Brak odpowiedniego sprzętu do niszczenia dokumentów w biurze
Profesjonalna niszczarka do dokumentów z reguły znajduje się na wyposażeniu każdego biura. Jest to jednak urządzenie dosyć małe, przeznaczone do utylizacji pojedynczych kartek. Przemysłowa niszczarka do dokumentów, która szybko poradzi sobie nie tylko z kilogramami papieru, ale i płytami CD czy DVD kosztuje nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Możesz uniknąć takiego wydatku, zlecając niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej, dysponującej specjalistycznym sprzętem: https://www.rhenus-office.pl/.
Konieczność spełnienia wymogów RODO
Korzystając z usług profesjonalnej firmy, masz pewność, że proces odbędzie się zgodnie z obowiązującą normą ISO 21964. Pracownicy zajmujący się utylizacją dokumentów nie mają w nie wglądu, poufne informacje nie dostaną się więc w niepowołane ręce. Na koniec procesu otrzymasz certyfikat, informujący o tym, że cały proces przebiegł we właściwy sposób.
Pamiętaj, że RODO dotyczy nie tylko niszczenia, ale również archiwizacji dokumentów. To zadanie także możesz oddelegować specjalistom: https://www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/.
W wielu przypadkach zlecenie utylizacji nieaktualnej części archiwum profesjonalnej firmie jest idealnym sposobem na pozbycie się zalegającej dokumentacji. Outscourcing umożliwia zaoszczędzenie czasu przy dużej ilości papierów do zniszczenia, pozwala uniknąć kupowania drogich niszczarek i zastanawiania się, jaka niszczarka do dokumentów będzie odpowiednia. Jeśli zlecisz niszczenie swoich materiałów solidnej firmie, możesz mieć pewność, że zostaną one usunięte bezpiecznie i efektywnie, bez wycieku wrażliwych danych.
