Zgodność ksiąg rachunkowych z obowiązującymi przepisami, wymaga nie tylko rzetelnego prowadzenia ewidencji, ale także wdrożenia konkretnych procedur kontrolnych i organizacyjnych. Jakie procedury warto w takim razie wdrożyć? Poniżej poznasz najważniejsze z nich.
Polityka rachunkowości
Każda jednostka objęta ustawą o rachunkowości ma obowiązek opracowania i stosowania dokumentu określającego przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Powinna ona uwzględniać m.in. sposób prowadzenia ksiąg, zakładowy plan kont, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Dokument ten musi być na bieżąco aktualizowany w przypadku istotnych zmian prawnych lub organizacyjnych.
Procedura obiegu i kontroli dokumentów księgowych
Każdy dowód księgowy powinien być weryfikowany pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym przed jego ujęciem w księgach. Zaleca się stworzenie jasnego schematu obiegu dokumentów, który określa, kto i na jakim etapie odpowiada za ich sprawdzenie i zatwierdzenie.
Bieżąca kontrola sald i kont księgowych
Regularne uzgadnianie sald kont analitycznych i syntetycznych pozwala na wczesne wykrywanie błędów oraz zapewnienie spójności danych księgowych. Należy również przeprowadzać miesięczne lub kwartalne kontrole zgodności zapisów z dokumentacją źródłową.
Procedura zamknięcia okresów sprawozdawczych
Warto opracować harmonogram i procedurę zamknięcia miesiąca, kwartału i roku obrotowego. Powinna ona obejmować m.in. analizę kosztów, przeksięgowania, tworzenie rezerw, rozliczenia międzyokresowe oraz uzgodnienia sald z kontrahentami.
Procedura archiwizacji i zabezpieczenia danych
Przechowywanie ksiąg rachunkowych musi spełniać wymogi art. 74 ustawy o rachunkowości, który określa m.in. minimalne okresy archiwizacji oraz formy (papierowa lub elektroniczna). W przypadku dokumentów elektronicznych istotna jest również zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).
Audyt wewnętrzny lub zewnętrzny
Nawet jeśli jednostka nie podlega obowiązkowi badania sprawozdania finansowego, warto okresowo zlecać przegląd ksiąg niezależnemu specjaliście. Pomaga to nie tylko w zapewnieniu zgodności z przepisami, ale również w identyfikacji obszarów ryzyka księgowego.
Szkolenia dla personelu księgowego
Zmieniające się przepisy prawa podatkowego i bilansowego wymagają ciągłego podnoszenia kwalifikacji pracowników. Regularne szkolenia zapewniają aktualność wiedzy i ograniczają ryzyko błędów.
Wdrożenie powyższych procedur nie tylko minimalizuje ryzyko naruszeń przepisów, ale też wspiera transparentność i efektywność zarządzania finansami jednostki.
Adwokat Łukasz Jabłoński
