Gmina Legionowo wydaje rocznie ponad 180 mln złotych na oświatę. Miasto przystępuje do poważnej reformy w postaci powołania wspólnej jednostki do obsługi finansowo – księgowo – płacowej wszystkich placówek. Ma to usprawnić obieg dokumentów, ustandaryzować obsługę, wyeliminować błędy, a także wygenerować oszczędności.
Wprowadzenie nowej instytucji ma poprawić jakość pracy i podnieść wynagrodzenia pracowników obsługi finansowej szkół i przedszkoli. W sierpniu 2024 roku, podczas narady dyrektorów, pojawiła się informacja, że miasto planuje scentralizować, ustandaryzować i uszczelnić zarządzanie usługami płacowymi i księgowymi placówek oświatowych. Miało się to przełożyć na usprawnienie obsługi szkół i przedszkoli, a także w przyszłości wygenerować oszczędności. Pomysł wywołał protesty dyrekcji placówek oświatowych. Miasto nie zarzuciło jednak projektu i rozpoczęło przygotowania, zapraszając dyrektorów oraz pracowników obsługi księgowość-płacowej placówek do wspólnego opracowania koncepcji nowej instytucji. Projekt uchwały, który ma stanąć na najbliższej sesji Rady Miasta jest szeroko skonsultowany i długo analizowany. Czy zyska poparcie większości, przekonamy się 27 sierpnia, na najbliższej sesji Rady Miasta.
Rozmowa z Anną Szczepłek, zastępczynią prezydenta Legionowa, odpowiedzialną w ratuszu za zadania związane z oświatą.
Spotykamy się rok po tym jak pojawił się pomysł Centrum Usług Wspólnych. Na najbliższej sesji przedstawiony będzie radnym projekt powołania instytucji pod nazwą Centrum Księgowo-Płacowe. Przedstawiony jest on radnym po długich konsultacjach. Proszę o nich coś opowiedzieć.
Bardzo mi zależało na tym, aby w proces powstawania CKP zaangażowali się również jego przyszli pracownicy, czyli osoby, które bezpośrednio zajmują się obsługą finansowo- księgową szkół, przedszkoli i żłobka. To ważne, bo jestem zdania, że jeżeli ktoś od początku uczestniczy w każdym etapie przygotowania takiego rozwiązania, to doskonale rozumie ideę jego tworzenia i wie jak ma działać. Ma także bezpośredni wpływ na to, jakie rozwiązania wypracujemy. Jestem zwolenniczką szeroko zakrojonej współpracy, dlatego do tego zespołu zaprosiliśmy przedstawicieli dyrektorów szkół, przedszkoli, żłobka a także osoby, które obecnie wykonują czynności finansowo-księgowo-płacowe.
Jakie stanowisko prezentowali pracownicy legionowskiej oświaty. Przekonywała ich Pani do tego rozwiązania, udało się wypracować porozumienie?
Zespół powołaliśmy w styczniu 2025 roku. Spotykaliśmy się przez pięć miesięcy i przeanalizowaliśmy wszystkie procesy związane z obsługą finansowo-księgowo-finansowo-płacową w placówkach. Następnym zadaniem było wypracowanie wspólnego standardu takiej obsługi, bo do tej pory każda placówka miała swój własny. Powstanie jednolitej ścieżki obiegu dokumentów i podejmowania decyzji jest o tyle ważne, że po powstaniu CKP część tej obsługi będzie zaczynała się w placówkach, a dalej już w zakresie płatności i rozliczeń będzie się odbywała w centrum. Dojście do konsensusu w tych sprawach wielokrotnie poprzedzały bardzo gorące dyskusje.
Pojawiają się głosy, że te zmiany można spróbować wdrożyć bez powoływania nowej instytucji, czy to faktycznie jest możliwe?
Na pewno można ujednolicić sposób obsługi finansowo-księgowej. To czego nie uda się bez powołania CKP, to na pewno zapewnić zastępowalności pracowników. To ogromny problem. W każdej placówce jest jedna główna księgowa, jeżeli pójdzie na urlop albo zachoruje, to nie ma osoby z jej kwalifikacjami, żeby ją zastąpić. W placówkach najczęściej jest jeszcze pomoc księgowa i to ona przejmuje te obowiązki, albo przynajmniej ich część. Pewnych decyzji jednak nie może podejmować i te sprawy zostają nierozwiązane, albo główne księgowe na urlopie odbierają nierzadko telefony. W CKP takie zastępstwo będzie możliwe, więc urlop pozostanie urlopem.
To teraz konkretnie. Ilu pracowników obecnie zatrudnionych w placówkach oświatowych chce pracować w nowej instytucji, ile będzie tam miejsc, czy skala zapowiedzianych odejść jest faktycznie duża?
Po analizie zatrudnienia okazało się, że pracę w tym zakresie obowiązków, który ma przejąć CKP aktualnie świadczą 34 osoby. Pracę w CKP zadeklarowało około 26 osób. Osoby, które nie wiążą swojej przyszłości z nową instytucją podawały różne powody, od przejścia w wiek emerytalny, przez względy rodzinne, aż po niechęć do pracowania w dużym zespole. Były to bardzo indywidualne kwestie. Proszę też pamiętać o informacji z grudnia ubiegłego roku, że wszystkie osoby, które są obecnie zatrudnione otrzymają propozycję pracy.
Na ostatniej (19 sierpnia 2025r) komisji Oświaty, Kultury, Zdrowia i Sportu ci pracownicy się nie pojawili. Byli tylko przedstawiciele dyrekcji.
Na spotkanie komisji zaprasza jej przewodniczący i to on jest osobą decyzyjną w tej sprawie.
No to inaczej. Czy w Pani ocenie jest jakiś dysonans w postawie pracowników szkół i dyrekcji? Podczas wcześniej wspomnianej komisji jedna z Pań dyrektor negatywnie zaopiniowała powstanie CKP. Z przytoczonych statystyk nie widać mocnego sprzeciwu samych pracowników szkół. Może chodzi o to, żeby jednak ta księgowa była za tą przysłowiową ścianą. Żeby było łatwiej, szybciej, po staremu?
Ja myślę, że obecny system jest wygodny dla dyrekcji i ja to absolutnie rozumiem. Są jednak współczesne wyzwania, które się pojawiają i to nas zobowiązuje do reform i optymalizacji procesów.
Do tej pory skupialiśmy się głównie na pracownikach. Chciałbym teraz żeby wytłumaczyła mi Pani, konkretnie co zyskuje na tych zmianach miasto, szkoła jako organizacja no i przede wszystkim uczniowie.
Zacznijmy od perspektywy miasta. Chodzi nam o ujednolicenie procedur w placówkach. Chodzi o wszelkiego rodzaju analizy i zestawienia z realizacji pewnych działań. Bardzo ważnym aspektem jest obniżenie ryzyka wystąpienia błędów, ponieważ w małym zespole nie ma możliwości wieloetapowej weryfikacji tego co się dzieje. W CKP zawsze będzie kolejny etap weryfikacji, by „wyłapać” ewentualny błąd. Chodzi na nam też o usprawnienie zarządzania i kontroli. Łatwość generowania spójnych raportów da lepszy ogląd na działalność placówek, a także poprawi sposób wymiany informacji pomiędzy księgowymi urzędu i placówek. CKP umożliwi zwiększenie efektywności wykorzystania zasobów ludzkich i ich zastępowalność, a przykład urlopów dowodzi, że obecnie jest to problem. Praca w takiej instytucji to także szansa rozwoju zawodowego. Pojawienie się w CV dorobku w postaci zatrudnienia w takiej instytucji na pewno będzie wartością dodaną dla pracownika. Praca w zespole osób o podobnych kompetencjach pozwala na wspólny rozwój, wymianę doświadczeń czy wspólne rozwiązywanie problemów. Szacujemy też, że w perspektywie czasu pojawią się oszczędności związane chociażby z tym, że z CKP będzie możliwość prowadzenia wspólnych zamówień publicznych dla wszystkich placówek. Efekt skali będzie miał tu znaczenie. Przy skali wydatków wynoszącej w budżecie miasta 181 mln złotych nawet kilka procent, to będą ogromne kwoty. Ujednolicimy także wynagrodzenia, bo obecnie każda placówka ma swoją politykę w tym zakresie, natomiast tu będzie regulamin, który będzie obejmował wszystkich pracowników, a w tej chwili są różnice w wynagrodzeniach księgowych czy osób z administracji na podobnych placówkach. Widzę w tym duży atut dla osób tam zatrudnionych.
A co z perspektywy szkoły, dyrektora placówki a także uczniów?
Dyrektor zyskuje opiekę prawną jednostki. W CKP będzie etat radcy prawnego do dyspozycji wszystkich placówek. Również w centrum będzie skupiona obsługa RODO i BHP. Teraz każda placówka ma swoje umowy. Dyrektor zyskuje bezpieczeństwo i spokojną głowę w aspekcie finansowo-księgowym. Będzie odciążony w tych kwestiach. Dzięki temu będzie miał więcej czasu na skupienie się nad sprawami związanymi z jakością edukacji. Myślę, że to też ważny argument dla rodziców. Jeżeli chodzi o samych uczniów, to nie ma tu jakiegoś bezpośredniego przełożenia, może poza tym, że we wszystkich szkołach będą te same materiały eksploatacyjne, czy środki czystości. Dla rodziców, którzy regulują różne płatności przy wykorzystaniu różnych aplikacji nic w związku z wprowadzeniem CKP nic się nie zmieni. Dyrekcja nadal będzie tu miała pełną dowolność, jeżeli chodzi o współpracę z rodzicami.
Wiele miast zdecydowało się na wprowadzenie podmiotów, które w scentralizowany sposób obsługują samorządy w zakresie finansowym. Trend jest raczej jednoznaczny.
Warszawa, Marki, Otwock, Wieliszew, Nieporęt, Grodzisk Mazowiecki i dziesiątki innych, które wprowadziły lub wprowadzają takie rozwiązanie, rekomendują je. Słyszałam tylko o jednym samorządzie, który wycofał się z takiego projektu. Proszę mi wierzyć, że rozmawiałam z dziesiątkami osób, pracujących w tego typu instytucjach, wszyscy je doceniają.
W aspekcie politycznym podczas komisji oświaty za pozytywną opinią na temat powołania CKP głosowały tylko dwie radne z koalicyjnego komitetu Trzecia Droga. Wielu radnych wstrzymało się od głosu. Czego spodziewa się Pani na sesji?
Na komisji padały różne argumenty, ale uważam, że Legionowo nie jest samotną wyspą. Po to jeździmy na różnego rodzaju konferencje i spotkania z samorządowcami, żeby wymieniać się doświadczeniami. Oczywiście powinniśmy świecić przykładem, ale też możemy czerpać z doświadczeń innych. Postawa negująca doświadczenia innych może być określana jako mało elegancka. Przypomnę też, że osoby wcześniej zarządzające miastem też chciały wprowadzenia takiej organizacji. Zabrakło chyba determinacji i wycofano się z tego projektu. Bez względu na wynik tego głosowania w przyszłym tygodniu, uważam sam proces za ogromny sukces. Przeprowadziłam dziesiątki rozmów. Dowiedziałam się, jak funkcjonuje system finansowo-kadrowo-płacowy w każdej szkole. Porozmawiałam z każdą księgową, Panią płacową. Od kilku z nich usłyszałam, że pierwszy raz ktoś z ramienia miasta bezpośrednio o tym z nimi rozmawia. Zespół miał też wspólny wyjazd do CUW w Grodzisku Mazowieckim, żeby Panie mogły same zapytać osób pracujących w takiej instytucji o ich opinię. Dla nas to była ogromna lekcja. Rozumiem, że zawsze gdzieś na końcu jest polityka i jej nie unikniemy, ale liczę, że radni spojrzą na to w sposób zdroworozsądkowy, dostrzegą oczywiste korzyści dla miasta dla placówek, a przede wszystkim dla przyszłych pracowników.
Dziękuję za rozmowę.
Dziękuję.
