Organizacja konferencji to skomplikowany proces. Jednym z ważniejszych etapów jest wybór miejsca, w którym odbędzie się nasza konferencja. Czym powinniśmy się kierować podczas takiego wyboru? Ważnych kwestii niewątpliwie jest kilka. Poniżej dokładnie się im przyjrzymy, aby dowiedzieć się, jakie miejsce wybrać na konferencję.
Należy pamiętać, że nie zawsze wszystkie podane kryteria będą jednakowo ważne. W zależności od tego, co będzie najważniejsze dla nas i co będzie stanowić kluczowy punkt dla naszych uczestników, warto skupić się na kilku wybranych aspektach. Zawsze jednak ważną kwestią jest okolica i lokalizacja sali, w której ma się odbyć nasza konferencja.
Warto zapoznać się z ofertą sal konferencyjnych ADN Centrum Konferencyjne. Centrum zapewnia wszystko to co potrzeba do zrealizowania udanej konferencji na najwyższym poziomie.
Okolica a sale konferencyjne
Jak już podkreślaliśmy, okolica, w której znajdują się sale konferencyjne, jest niezwykle ważna. Pierwszym aspektem, na którym warto się skupić, jest lokalizacja pod względem dojazdu. Warto dowiedzieć się, lub przynajmniej dogłębnie przemyśleć, jak nasi uczestnicy planują dotrzeć na konferencję. Może okazać się, że większość z nich pochodzi z jednego miasta i najbardziej wygodna byłaby dla nich konferencja właśnie w tym mieście. Możliwe również, że będzie wręcz przeciwnie – nasi uczestnicy zjadą się do nas z całej Polski. Warto wtedy wybrać miejsce mniej więcej w środku kraju, żeby nie zmuszać np. osoby z Rzeszowa do podróży do Gdańska. Dlatego w wielu przypadkach optymalna może okazać się stolica, a nawet jej centrum. Oferuje ona nie tylko dobry dojazd z różnych zakątków Polski, ale również bardzo rozwiniętą komunikację miejską. Jest to w większości przypadków ogromny plus. Przecież nawet najpiękniejszy i robiący ogromne wrażenie hotel na uboczu może okazać się nietrafionym wyborem, jeśli nasi goście będą chcieli dojechać do niego transportem publicznym, a z oczywistych względów nie będą mogli tego zrobić.
Dojazd do lokalizacji, w której znajdują się sale konferencyjne, nie jest oczywiście jedynym kryterium. Równie ważna jest pobliska infrastruktura, czyli miejsca, do których nasi goście mogą się udać po konferencji, typu bary czy restauracje. Tutaj również ogromnym plusem jest umiejscowienie sal konferencyjnych w centrum miasta.
Aspektem, który również warto brać pod uwagę podczas wyboru sali, jest jej okolica pod względem atrakcyjności. Wiadomo, że w tym wypadku najwięcej plusów będą miały miejsca na uboczu, znajdujące się w otoczeniu zieleni, gdzie panuje cisza i spokój. Te miejsca mają jednak swoje minusy, dużo gorzej wypadając pod względem dwóch wymienionych wcześniej kryteriów. Warto więc znaleźć miejsce pośrednie, atrakcyjne pod każdym względem. Takie mogą być sale konferencyjne ulokowane w miastach, np. w wieżowcach z ciekawym widokiem na park lub atrakcje turystyczne.
Wynajem sal – czym się kierować
Wiemy już, czym należy się kierować podczas wynajmu sal, jeśli chodzi o miejsce, w którym się znajdują. Oczywistym jest jednak, że nie jest to jedyne kryterium. Co jeszcze warto wziąć pod uwagę?
Bardzo ważnym kryterium, o którym musimy pomyśleć, jest to, jak duża sala będzie nam potrzebna. Wiadomo, że podczas gdy wybór za dużej sali nie będzie problemem dla gości (co najwyżej dla naszego budżetu), dobranie sali za małej jest ogromnym minusem. Uczestnicy konferencji nie mają wtedy odpowiednio dużo miejsca, czują się niekomfortowo, może być im duszno – wszystko to sprawi, że nie skupią się na treściach wygłaszanych na konferencji, co właściwie mija się z celem. Jak dobrać metraż do liczby uczestników i ustawienia? Istnieją specjalne przeliczniki, zależne od tego, jakie ustawienie sali nas interesuje. Optymalne wykorzystanie przestrzeni zapewnia ustawienie teatralne (nawet 90 osób na 100 m2 kwadratowych), zaś najmniej uczestników zmieści się na naszej powierzchni, jeśli zdecydujemy się na układ w kształcie litery U (zaledwie 40 osób na 100 m2). Warto zapoznać się z dokładnymi wyliczeniami i przelicznikami, ponieważ dobór powierzchni sali do liczby uczestników rządzi się dość łatwymi prawami, a ich przyswojenie pozwoli nam nie wydawać zbyt dużo, a zapewnić komfort naszym gościom.
Wspomnieliśmy o ustawieniach – jest to kolejny niezwykle ważny czynnik, który należy wziąć pod uwagę podczas wyboru sali. Najpopularniejsze ustawienia w przypadku konferencji to: ustawienie teatralne (rzędy siedzeń skierowane w jedną stronę), szkolne (do rzędów należy dodać ławki czy stoły), a także układ w kształcie litery U. Należy przemyśleć, jakie ustawienie będzie dla nas optymalne, co również zależy od kilku czynników, m.in. od tego, czy nasi goście mają tylko słuchać, czy też dyskutować, czy potrzebują dostępu do komputerów, itp. Jeśli zależy nam, by goście tylko słuchali, ustawienie teatralne będzie wystarczające, a pozwoli nam zaprosić większą liczbę uczestników. Jeśli jednak chcemy, aby słuchacze notowali lub pracowali przy komputerach, warto zapewnić im miejsce na stołach, jak np. w ustawieniu szkolnym. Ożywionej dyskusji czy bezpośredniemu kontaktowi z prowadzącym sprzyjać będzie układ w kształcie litery U, jednak musimy pamiętać, że znacznie ograniczy on liczbę uczestników, których będziemy mogli zaprosić do konkretnej sali. Wiedząc, jakie ustawienie będzie dla nas idealne, powinniśmy znaleźć salę, która takie ustawienie oferuje. Wynajem sal, nawet najbardziej idealnych, ale nie dających możliwości ustawienia krzeseł w pożądany przez nas sposób, nie jest dobrym pomysłem.
Kolejnym kryterium, o którym warto pamiętać podobnie jak o ustawieniu, jest wyposażenie sali. Najlepiej, gdy sala, którą wybieramy, ma wszystko, czego będziemy potrzebować – rzutnik, tablicę, ekran, flip chart czy telewizor. Niewygodnym i często bardzo skomplikowanym przedsięwzięciem jest wstawianie własnego sprzętu – nie ma gdzie go umieścić, podpiąć, trudno zapewnić dobrą widoczność, itp. Dlatego optymalnym jest wybór sali, która wszystko, co jest nam potrzebne, będzie już posiadać.
Ostatnim kryterium wyboru sali na konferencję, które poruszymy w niniejszym artykule, również jest infrastruktura związana z salą, tym razem nie w niej samej, a wokół niej. Mamy przez to na myśli sąsiadujące z salą pomieszczenia, w których będziemy mogli rozmieścić catering, zorganizować szatnię, jeśli wydarzenie ma się odbyć w zimie, itp. Dodatkowe pomieszczenia nie tylko zapewnią wygodę, ale także pozwolą zachować profesjonalizm, np. nie będziemy zmuszać naszych gości do tego, aby swoje kurtki trzymali na krzesłach.
Ceny wynajmu sali
Wymieniliśmy wszystkie kryteria, które warto wziąć pod uwagę, wybierając salę. Skupiliśmy się jednak na gościach i ich wygodzie. Wiadomo, że podczas gdy jest to niezwykle ważne, równie kluczową kwestią jest wybór takiej sali, która zmieści się w naszym budżecie. W tym przypadku, dla nas jako organizatorów, liczyć się będą ceny wynajmu sali. Od czego te ceny mogą zależeć?
Czynników jest kilka, i są ściśle powiązane z kryteriami wymienionymi w poprzednich częściach. Decydującymi w przypadku sal konferencyjnych będą: lokalizacja, wielkość sali, jej wyposażenie, a także proponowane usługi dodatkowe, jak np. catering. Choć catering w cenie sali może wydawać się dodatkowym kosztem, warto się nad nimi zastanowić, ponieważ może się okazać, że catering proponowany przez firmę zajmującą się wynajmem sal, okaże się dobry i tańszy, będąc „w pakiecie” z wynajmem. Dodatkowo, pracownicy obsługujący catering będą doskonale znali miejsce, które z kolei idealnie przygotuje się do rozstawienia przygotowanych potraw.
Ceny wynajmu sal mogą znacząco różnić się od siebie. Wiadomo, że nie mogą znacznie przekraczać założonego przez nas wcześniej budżetu, nie warto jednak również go zaniżać. Odpowiedni dobór sali jest tak ważny dla powodzenia naszej konferencji, że nie warto na nim oszczędzać.
Ofertę wynajmu świetnie dostosowanych sal konferencyjnych na terenie Warszawy można sprawdzić m.in na stronie: https://www.szkoleniowe-konferencyjne.pl/.
PODSUMOWANIE: Organizacja konferencji to skomplikowane zadanie, które wymaga skoordynowania wielu procesów. Jednym z nich jest niewątpliwie wybór i wynajem sali konferencyjnej. Dokonując tego wyboru, należy wziąć pod uwagę lokalizację i otoczenie sali, jej powierzchnię, dostępne ustawienia, a także wyposażenie, którym dysponuje. Warto pamiętać, że w takiej sytuacji można poradzić się specjalistów – my zawsze chętnie doradzimy, jak najlepiej wybrać salę na konferencję!
