Jeden z mieszkańców Legionowa wnioskuje do władz miasta o uruchomienie w magistracie skrzynki podawczej, w której można by było składać różnego rodzaju pisma i dokumenty, bez konieczności potwierdzenia ich złożenia. W jego opinii, rozwiązanie to usprawniłoby obsługę petentów korzystających z usług publicznych w miejscowym urzędzie.
Petycja
Legionowski samorząd rozpatruje obecnie postulaty jednego z mieszkańców, odnoszące się do uruchomienia w Urzędzie Miasta (UM) w Legionowie skrzynki podawczej na różnego rodzaju pisma i dokumenty, bez konieczności potwierdzenia ich złożenia. Takie sugestie zostały zawarte w jednej z ostatnich petycji, która w drugiej połowie września 2023 r. wpłynęła na biurko prezydenta Romana Smogorzewskiego.
Bo czas to pieniądz…
Autor petycji domaga się ustawienia w magistracie skrzynki podawczej na różnego rodzaju pisma i dokumenty, które zazwyczaj składane są w jego Biurze Obsługi Klienta (BOK), a ich złożenie poprzedzone jest rozmową z urzędnikiem. Chce też, aby do takiej urny można było wrzucać dokumenty, bez konieczności potwierdzenia ich złożenia. – Celem proponowanego niniejszą petycją rozwiązania jest usprawnienie obsługi mieszkańców naszego miasta, którzy w wielu przypadkach nie wymagają bezpośredniej konsultacji z pracownikiem urzędu, a jedynie chcą złożyć do obsługiwanych przez UM Legionowo organów władzy publicznej odpowiednie dokumenty. Wprowadzenie proponowanej skrzynki podawczej pozwoliłoby na znaczące skrócenie czasu spędzanego przez petentów w urzędzie. Mieszkańcy nie byliby zmuszeni do pobierania numerka w automacie i oczekiwania w kolejce do kancelarii, co jest szczególnie istotne w przypadku spraw, które wymagają jedynie złożenia podania na dzienniku podawczym – przekonuje prezydenta Romana Smogorzewskiego wspomniany legionowianin.
– Przyjęcie takiego rozwiązania pozwoli także lepiej zaplanować i zaoszczędzić czas pracowników urzędu, którzy wykonują powtarzalne czynności przyjmowania dokumentów w formie papierowej. W tym czasie mogą się skupić na szybszym nadawaniu biegu korespondencji w formie elektronicznej. Należy także zauważyć, że petenci którzy potrzebowaliby potwierdzenia złożenia dokumentów wciąż mieliby możliwość złożenia dokumentów u pracownika dziennika podawczego/kancelarii, czy też skonsultowania się z pracownikiem punktu informacyjnego, kancelarii czy komórki merytorycznej. Jestem przekonany, że wprowadzenie skrzynki podawczej w UM Legionowo przyczyni się do poprawy jakości obsługi mieszkańców i uczyni korzystanie z usług urzędu bardziej komfortowym – wymienia następnie kolejne argumenty przemawiające za wdrożeniem takiego rozwiązania w miejscowym urzędzie.
Na wzór pobliskiego fiskusa
– Proponowane rozwiązanie nie generuje wysokich kosztów, a ma potencjał znacząco podnieść pozytywne doświadczenia petentów z urzędem. Warto również podkreślić, że podobna skrzynka podawcza funkcjonuje z powodzeniem w pobliskim Urzędzie Skarbowym przy ulicy Marszałka Józefa Piłsudskiego 43C w Legionowie. Mieszkańcy bardzo sobie chwalą możliwość wrzucania dokumentów bez konieczności czekania w kolejce, co znacząco przyspiesza i upraszcza cały proces – autor przedmiotowej petycji podaje przykłady innych urzędów, w których świadczone są usługi publiczne, a w których uruchomiono już w przeszłości podobne rozwiązania.
Prezydent Legionowa, Roman Smogorzewski jeszcze nie odniósł się do postulatów zwartych w tej petycji. Zgodnie z prawem, ma na to 3 miesiące.
